شرکت خوشمند سازان جوان اسرار، با نام تجاری نوبت آنلاین، به منظور تسهیل رزرو نوبت، بستری برای درخواست خدمات سالن های آرایشی و پیرایشی و کلینیک‌های زیبایی فراهم کرده است. انجام این ماموریت نیازمند جمع‌آوری و پردازش اطلاعات شخصی و مکانی و به‌اشتراک‌گذاری برخی از این اطلاعات است. سند «سیاست حریم خصوصی» در راستای پایبندی به شفافیت و به منظور آگاهی و شناخت کاربران از نحوه انجام این فعالیت تدوین شده و مشتمل بر موارد زیر است.
1- کدام اطلاعات جمع‌آوری می‌شود
کاربران مشتری و آرایشگر اطلاعاتی را به صورت مستقیم در فرآیند ثبت نام یا ایجاد حساب کاربری ثبت می کنند. همچنین اطلاعاتی به تناسب نوع سرویس مورد استفاده از نرم افزار، تماس با پشتیبانی، ثبت نوبت برای دیگری و استفاده از راهکارها و قابلیت‌های درون‌برنامه ثبت می‌شوند. برخی از اطلاعات نیز از دستگاه تلفن همراه و ارائه‌دهندگان اینترنت جمع‌آوری می‌شوند. جزییات این اطلاعات در ادامه ذکر شده است:
الف - اطلاعاتی که توسط کاربر ثبت می‌شود
* حساب کاربری مشتری
نام و نام‌خانوادگی، شماره تلفن همراه، شهر محل سکونت و جنسیت در هنگام ثبت‌نام دریافت می شود. در این بخش پرکردن تمامی موارد الزامی است.
* حساب کاربری آرایشگر
شماره تلفن همراه، عکس از محیط سالن، آدرس سالن، موقعیت جغرافیایی روی نقشه، توضیحاتی راجب کسب و کار در هنگام ثبت نام دریافت می‌شودو تمامی این موارد الزامی است.
* ثبت بازخورد و امتیازدهی
هنگام ثبت بازخورد و امتیازدهی به خدمات رزرو شده از سوی مشتری، تمام اطلاعات بازخورد و امتیاز برای پیگیری بیشتر و بهبود عملکرد کاربران آرایشگران جمع‌آوری می‌شود.
* برقراری ارتباط با پشتیبانی
هنگام برقراری تماس کاربران مشتری و آرایشگر با پشتیبانی، کلیه اطلاعات ارائه‌شده از فرد تماس گیرنده برای پیگیری و پاسخ‌دهی ثبت و نگهداری می‌شود. همچنین کلیه مکالمات صوتی صورت‌گرفته با مرکز تماس جهت بهبود عملکرد امور مشتریان نه ماه نگهداری می‌شود.
* اطلاعات بانکی
اطلاعات بانکی آرایشگر -شامل شماره شبا و شماره کارت بانکی- برای استفاده از خدمات مالی ثبت می‌شود.
ب - اطلاعاتی که در صورت استفاده کاربران از سرویس ذخیره می‌شود.
* اطلاعات مکانی
برای استفاده از خدمات نوبت آنلاین، دسترسی به اطلاعات مکانی کاربران (مشتری و آرایشگر) ضروری است. متناسب با تنظیمات برنامه و مجوزهای دستگاه تلفن و متناسب با نوع استفاده از نوبت آنلاین، اطلاعات مکانی زیر جمع‌آوری می‌شود:
-مشتری: موقعیت مکانی (GPS) را به جهت نمایش مراکز نزدیک به مشتری ذخیره می‌شود.
* تراکنش مالی
-مشتری: هنگامی که کاربری اعتبار خود را در نوبت آنلاین افزایش می‌دهد یا هزینه خدمات را از طریق درگاه بانکی پرداخت می‌کند، کلیه سوابق مربوط به تراکنش و پیگیری بانکی ذخیره می‌شود. با توجه به اینکه فرایند پرداخت و افزایش اعتبار از طریق درگاه‌های بانکی صورت می‌گیرد، نوبت آنلاین در فرایند انتقال وجه و یا افزایش اعتبار از طریق کارت‌های بانکی هیچ‌گونه دسترسی به اطلاعات کارت بانکی ندارد.
-آرایشگر: کلیه اطلاعات تراکنش مالی مرتبط با تسویه حساب ذخیره می‌شود.
* تاریخچه پیام‌های ارسالی
در صورت ارسال پیام بین کاربران مشتری و آرایشگر از طریق قابلیت «چت داخل اپلیکیشن» نوبت آنلاین، تاریخچه آن ذخیره می‌شود.
* اطلاعات آماری
اطلاعات آماری در بخش بهبود تنظیمات اپلیکیشن در تحقیقات بازاریابی و برای بهبود تجربه استفاده از خدمات نوبت آنلاین به کار می‌رود.
* اطلاعات دستگاه تلفن همراه
هنگام بازکردن اپلیکیشن و استفاده از خدمات نوبت آنلاین، اطلاعات دستگاه شامل مدل دستگاه، شناسه شناسایی دستگاه، سیستم عامل و نسخه آن، آدرس IP، نوع مرورگر، شرکت مخابراتی و نسخه نرم افزار بکارگرفته شده به ازای هر درخواست ذخیره می‌شود.
2- چه استفاده‌ای از اطلاعات می‌شود
از اطلاعات جمع‌آوری‌شده در اپلیکیشن نوبت آنلاین به منظور اهداف زیر استفاده می‌شود:
* ارائه و نگهداری و بهبود خدمات در اپلیکیشن نوبت آنلاین؛
* برقراری ارتباط بین کاربران مشتری و آرایشگر جهت تسهیل فرایند رزرو نوبت؛
* ارائه خدمات پشتیبانی مناسب به کاربران مشتری و آرایشگر در زمان مورد نیاز؛
* برقراری ارتباط با کاربران مشتری و آرایشگر جهت اطلاع‌رسانی، کنترل کیفیت سرویس، بررسی شکایات و موارد مشابه؛
* شخصی‌سازی سرویس برای کاربران مسافر و راننده شامل ارائه پیشنهادهای ویژه متناسب با هر کاربر؛
* پاسخگویی به الزامات و موارد قانونی ابلاغ‌شده از نهادهای نظارتی و دولتی؛
3- چه مدت اطلاعات نگهداری و حفاظت می‌شود
اطلاعات کاربران نوبت آنلاین تا زمانی که حساب کاربری‌شان در اپلیکیشن فعال باشد، نگهداری می‌شود. اطلاعات سفارش‌های دریافت‌شده و انجام‌شده و کلیه تراکنش‌های مالی صورت‌گرفته به منظور پاسخگویی به الزامات قانون‌های مالی کشور حداقل به مدت ۱۰ سال نگهداری می‌شود. در صورت درخواست حذف حساب کاربری مطابق با رویه حذف کاربری اقدام می‌شود.
4- کدام اطلاعات به اشتراک گذاشته می‌شود
* ثبت سفارش: به منظور ارتباط موثر بین کاربران آرایشگر و مشتری، اطلاعات فردی مشتری شامل نام و نام خانوادگی و شماره تلفن و خدمت انتخاب شده مشتری برای برقراری تماس و ارائه خدمات در اختیار آرایشگر قرار می‌گیرد. همچنین نام، نام خانوادگی، عکس آرایشگر (سالن آرایشی) و آدرس سالن برای هماهنگی در اختیار مشتری قرار می‌گیرد.
* رسید اطلاعات سفارش: بخشی از اطلاعات سالن شامل نام سالن، آدرس سالن، زمان مراجعه و شرح خدمات شامل نام خدمت، مدت زمان انجام سرویس و مبلغ آن در رسید اطلاعات سفارش وجود خواهد داشت.
5- حقوق کاربران در برابر اطلاعات‌شان
نوبت آنلاین راهکارهایی را فراهم آورده است تا کابران بتوانند به امکان ویرایش یا حذف اطلاعات شخصی خود دسترسی داشته باشند.
* تغییر مشخصات فردی: کاربر مشتری میتواند در بخش اطلاعات کاربری نسبت به تغییر نام و نام‌خانوادگی، جنسیت، شهر و عکس آواتار اقدام کند.
* تغییر مشخصات سالن: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «اطلاعات پایه» نسبت به ویرایش نام سالن، نوع سالن، توضیحات، دسته بندی‌ها، نوع تایید سفارشات، تعداد روزهای قابل رزرو، فاصله زمانی نوبت‌دهی، شماره تماس و راه‌های ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی را تغییر دهد.
* تغییر خدمات: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «خدمات» نسبت به حذف و اضافه خدمات سالن، تغییر نام خدمت، دسته بندی، قیمت، مدت زمان انجام، همکاران انجام دهنده خدمات،توضیحات خدمت و تنظیم نوبت بین کاری از این صفحه اقدام کند.
* تغییر آدرس: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «آدرس سالن» نسبت به تغییر شهر، آدرس و موقعیت روی نقشه اقدام کند.
* تغییر همکاران سالن: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «تیم» نسبت به تغییر تیم کاری خود اقدام کند.
* تغییر ساعت کاری: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «ساعات کاری» نسبت به تغییر ساعات کاری هفتگی اقدام کند.
* تغییر عکس سالن و گالری: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «گالری» نسبت تغییر عکس‌های سالن اقدام نماید.
* تغییر اطلاعات بانکی: کاربر آرایشگر میتواند با مراجعه به منوی «تنظیمات» بخش «کارت بانکی» نبست به تغییر شماره کارت و شماره شبای حساب خود اقدام کند. این تغییرات پس از تایید کارشناسان نوبت آنلاین اعمال می‌شود.
6- تغییرات سیاست حریم خصوصی
این سند مبتنی بر قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲ و دستورالعمل بهبود حریم خصوصی کاربران مرکز ملی فضای مجازی مصوب دی ۱۴۰۲ است. در صورت بروز هرگونه تغییر در شرایط و سیاست‌ها، حداقل ۲ ماه قبل از اعمال، جزئیات آن داخل اپلیکیشن به اطلاع کاربران رسانده می‌شود. این سند در خرداد ماه ۱۴۰۳ بازنگری شده است.